Szanowni Przedsiębiorcy,
Aby zapewnić sprawną weryfikację wniosków o płatność i przyspieszyć wypłaty środków, kluczowe jest prawidłowe i kompletne przygotowanie wymaganej dokumentacji. Poprawność i kompletność wniosku jest głównym czynnikiem wpływającym na czas weryfikacji. Poniżej przedstawiamy wynikającą z zapisów umowy szczegółową listę dokumentów, które należy załączyć do wniosku o płatność, w zależności od rodzaju ponoszonych wydatków i warunków zamówienia.
Ważne Ogólne Zasady Składania Wniosków i Dokumentów:
- Wnioski o płatność należy składać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem aplikacji MGD (https://kpo.inkubator.kalisz.pl/), w zakładce „Korespondencja”, wybierając kategorię „Wniosek o płatność”.
- Wniosek o płatność w formie pliku .pdf musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę uprawnioną do reprezentacji MŚP.
- Wszystkie załączane dokumenty powinny być zapisane w formacie .pdf lub .jpg i muszą być czytelne. Operator zastrzega sobie możliwość braku akceptacji dokumentów, które nie są w pełni czytelne.
- Dokumenty wystawione w języku obcym wymagają wiarygodnego tłumaczenia na język polski. Tłumaczenie nie musi być przysięgłe, jednak osoba dokonująca tłumaczenia wraz z przedsiębiorcą potwierdza jego wiarygodność własnoręcznym podpisem. Analogiczna zasada dotyczy umów zawartych w języku obcym.
- Wydatki rozliczane są na zasadzie kasowej, co oznacza, że kwalifikowalne są jedynie koszty rzeczywiście poniesione jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego MŚP. Wyjątek stanowią koszty amortyzacji oraz rozliczenia dokonywane na podstawie noty księgowej.
- Podatek od towarów i usług (VAT) jest wydatkiem niekwalifikowalnym i nie może być finansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy.
- Należy prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków Przedsięwzięcia MŚP w sposób przejrzysty i rzetelny, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji i przypisanie ich do komponentów.
- Faktury i inne dokumenty księgowe muszą być opisane zgodnie z wzorem, zawierając adnotację: „Przedsięwzięcie MŚP sfinansowane przez Unię Europejską ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności” na pierwszej stronie. Na drugiej stronie należy umieścić szczegółowy opis wydatków kwalifikowalnych, formy zapłaty i oświadczenia (opis zgodny z wzorem).
- W przypadku zapłaty należności lub zobowiązań w walucie obcej, wartość wydatku należy przeliczyć na PLN zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku kwalifikowalności wydatków.
- Transakcje o wartości przekraczającej 15 000 PLN (lub równowartość) z innym przedsiębiorcą muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Naruszenie tej zasady skutkuje uznaniem wydatku za niekwalifikowalny.
- Operator może wezwać do złożenia dokumentów potwierdzających szacowanie wartości zamówienia (dla wybranych lub wszystkich zamówień).
- Operator może wezwać do złożenia innych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków i realizację obowiązków wynikających z umowy.
Wymagane Dokumenty do Wniosku o Płatność:
I. Dokumenty wymagane ZAWSZE:
- Faktura/rachunek z opisem zgodnym z wzorem.
- Potwierdzenie opłacenia faktury/rachunku.
- Tłumaczenie faktury na język polski, jeśli faktura wystawiona jest w języku obcym.
II. Dokumenty wymagane w zależności od rodzaju Wydatku/Zamówienia:
A. Dla wydatków w ramach komponentu Inwestycyjnego (dotyczących środków trwałych/WNiP):
- Potwierdzenie wpisania do właściwej ewidencji (środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych – OT).
- Ewidencja Środków Trwałych.
- Plan amortyzacji środka trwałego/WNiP.
- Umowy kupna podpisane przez Przedsiębiorcę i sprzedawcę lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej – dla inwestycji w zakup maszyn i urządzeń.
B. Dla zamówień o wartości POWYŻEJ 80 000 PLN (netto, bez VAT):
- Umowa z wykonawcą/dostawcą.
- Uwaga: Zawarcie pisemnej umowy jest wymagane dla zamówień powyżej 80 000 PLN netto. Dla zamówień poniżej 80 000 PLN netto, pisemna umowa nie jest obowiązkowa, wystarczy faktura/rachunek.
- Ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności wraz z załącznikami (dla zamówień powyżej 80 000 PLN netto).
- Złożone oferty (dla zamówień powyżej 80 000 PLN netto).
- Protokół wyboru wykonawcy (dla zamówień powyżej 80 000 PLN netto).
- Dodatkowa uwaga: W przypadku niezastosowania zasady konkurencyjności dla zamówień powyżej 80 000 PLN netto w oparciu o wyjątki opisane w Przewodniku kwalifikowalności, MŚP musi przedstawić pisemne uzasadnienie.
- Dodatkowa uwaga: Próg w wysokości 80 000 PLN netto obowiązuje dla postępowań wszczętych od dnia 22.04.2025 r. W przypadku gdy ogłoszenie w Bazie Konkurencyjności zostało opublikowane przed tą datą, obowiązuje poprzedni próg 50 000,00 zł.
C. Dla Komponentu Szkoleniowego:
- Zaświadczenia o szkoleniu lub raport/sprawozdanie końcowe wykonawcy z wykonanych usług szkoleniowych.
- Informacje nt. treści szkolenia (szczegółowy program szkolenia).
- Ankiety uczestników szkolenia (z wyszczególnieniem uczestników szkoleń z umiejętności cyfrowych; dane w podziale na płeć oraz wiek: 0-17, 18-29, 30-54, 55+).
D. Dla Komponentu Doradczego:
- Raport końcowy wykonawcy usług doradczych.
E. Dla Robót Budowlanych:
- Świadectwo ukończenia (wystawione zgodnie z przepisami krajowymi, np. pozwolenie na użytkowanie, jeśli było wymagane pozwolenie na budowę).
- Protokół odbioru robót budowlanych.
F. Dla Inwestycji Związanych z Zieloną Transformacją:
- Świadectwo ukończenia (wystawione zgodnie z przepisami krajowymi, np. zaświadczenie o przyłączeniu instalacji do sieci).
G. Dla Inwestycji Związanych z Transformacją Cyfrową:
- Raport końcowy wykonawcy usługi (np. aplikacji).
- Umowa kupna/wykonania usługi podpisana przez Przedsiębiorcę i sprzedawcę/wykonawcę usługi lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej.
H. Dla Płatności Końcowej:
- Oświadczenie dot. zarządzania majątkiem (należy wskazać m.in. miejsce przechowywania dokumentacji związanej z Przedsięwzięciem MŚP, podając adres i charakter miejsc).
- Uwaga: Przedsiębiorca zobowiązuje się do utrzymania celów komponentu inwestycyjnego Przedsięwzięcia MŚP przez okres 1 roku od daty zrealizowania płatności końcowej.
I. Dla finansowania pożyczką (jeśli dotyczy):
- Umowa pożyczki (jeśli wkład własny finansowany jest pożyczką, MŚP przedstawia Operatorowi kopię umowy pożyczki do weryfikacji).
Mamy nadzieję, że powyższe informacje pomogą Państwu w sprawnym przygotowaniu wniosków o płatność. Składanie kompletnych wniosków przyczynia się do skrócenia procesu weryfikacji i szybszych wypłat dla wszystkich beneficjentów!
